Esa Lehtinen on johtanut Baltian maissa hajautetusti toimivaa asiantuntijaorganisaatiota vuodesta 2005. Ainoastaan yksi työntekijä seitsemän hengen työyhteisöstä on kiinteästi toimistolla, muut liikkuvat jatkuvasti. Vakiintuneeksi käytännöksi on muodostunut, että kerran viikossa pidetään yhteinen palaveri toimistolla, jossa kaikki ovat fyysisesti paikalla. Muuten palaveeraamiseen hyödynnetään Skypea.
Virtuaalisen työskentelyn etuina Esa näkee toiminnan vapauden ja johtamisen hajauttamisen. Vapautta lisää se, että jokainen voi hoitaa projekteja siellä, missä se itselle parhaiten sopii – olipa sitten kotona, kesämökillä tai jossain muualla. Johtamisen hajauttaminen antaa esimiehelle mahdollisuuden keskittyä isoihin kokonaisuuksiin, kun ei ole enää tarpeen keskittyä kaikkiin pieniin yksityiskohtiin. Työnteon lähtökohta kuitenkin on, että ihmiset osaavat ja pystyvät tekemään itsenäisiä päätöksiä. Esan näkemys johtamiseen on se, että esimiehen ei tarvitse tietää kaikesta kaikkea tai olla vaikuttamassa kaikkiin tehtäviin päätöksiin. Se itse asiassa myös vähentää johtajan stressiä ja kuormittumista, kun ihan kaikesta ei tarvitse olla kartalla. Ehdoton edellytys tämänkaltaiselle toimintakulttuurille on kuitenkin työkulttuurin avoimuus, jotta ongelmat uskalletaan tuoda esille heti niiden ilmaantuessa. Ongelmatilanteista on uskallettava puhuttava avoimesti ja mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sillä johtaja ottaa kuitenkin viime kädessä vastuun muidenkin epäonnistumisista.
Suurimpana haasteena Esa pitää luottamuksen luomista esimehen ja työntekijöiden välille. Luottamuksen rakentamiseen täytyy käyttää alussa paljon aikaa. Kun ihmiset sitoutuvat työhön ja organisaatioon, ei luottamuskysymykset muodostu ongelmaksi. Uuden työntekijän aloittaessa työntekijä pääsee seuraamaan muiden projekteja. Oikean työkulttuurin omaksumisen näkökulmasta on hyvä, että muut kertovat mitä tehdään, mitä tapahtuu, mikä on uuden työntekijän osuus jatkossa, ja mikä toisaalta Esan rooli. Oikeiden toimintatapojen omaksumisen kannalta on tärkeää, että perehdytettävä näkee mitä muut tekevät. Käytännössä Esa on huomannut, että osa oppii nopeastikin – nopeimmat ovat päässeet itsenäisesti hoitamaan omia asiakasprojekteja jo kuukauden päästä yrityksessä aloittamisestaan. Pisimmillään uudenlaisen työskentelykulttuurin omaksuminen on Esan tiimissä kestänyt 1,5 vuotta eli yksilölliset erot voivat olla suuria riippuen henkilön taustasta.
Visio- ja tavoitejohtaminen ovat tärkeitä työkaluja etäjohtamisessa: koko ajan puhutaan siitä missä mennään ja mihin ollaan menossa. Vision, tavoitteiden ja kulttuurin ymmärtäminen on erittäin tärkeää, sillä niiden on oltava niin selkeänä työntekijöiden mielessä, että ne ovat ymmärrettävät ja muistettavat myös työntekijöiden työskennellessä omissa projekteissaan. Myös muiden perusasioiden, kuten liiketoiminnan logiikan ymmärtäminen, on avainasemassa.
Baltian maissa avoimuuden kanssa on haasteellisempaa kuin Suomessa, sillä siellä ei ole totuttu tämäntyyppiseen keskusteluun eikä myöskään siihen, että työntekijät voivat tehdä omaa työtään koskevia päätöksiä itsenäisestikin. Projektien tilannekatsauksia tehtäessä täytyy jatkuvasti muistaa korostaa, että pientenkin asioiden esille tuominen on tärkeää. Esimiehen on oltava esimerkkinä avoimen ja keskustelevan kulttuurin luomisessa, jotta pystytään puhumaan niin hyvät kuin huonotkin asiat yhdessä. Tunteiden käsittely on tärkeää ja niiden purkaminen oikealla tavalla lisää palaverissa avoimuutta myös muiden asioiden käsittelyssä, koska silloin tunteet eivät jää häiritsemään. Etäjohtamisessa esimiehen sosiaalisten taitojen on oltava hyvät, mutta myös tiimiltä edellytetään näitä taitoja. Pitää olla rohkeutta puhua asioista suoraan ja sellaisina kuin ne ovat. Jokaisella pitää olla mahdollisuus antaa palautetta kaikille, ja jokaisen on kyettävä ottamaan palaute vastaan. Alussa keskustellaan paljon ja sallitaan kaikki kysymykset. Pyydetään työntekijöitä antamaan palautetta ja kertomaan missä on kehitettävää. Hyvän virtuaalitiimin rakentaminen on pitkälti yhdessä oppimista. On opeteltava kohtaamaan ihmiset ihmisenä, puolin ja toisin. Se on vaativaa ja vie aikaa. Ja edellyttää opettelua niin esimieheltä kuin työntekjiöiltä.