Hybridityön pelisäännöt muuttuvat sulavasti arjen käytännöiksi, kun ne on määritetty yhdessä
Hybridityö on aihe, joka puhuttaa tällä hetkellä monessa organisaatiossa. Jotta hybridityö sujuisi, vaaditaan yhteisiä linjauksia ja raameja. Ihannetilanteessa raamit eivät rajoita fiksua työntekoa, mutta mahdollistavat aikaansaamisen, sujuvan yhteistyön sekä yhteisöllisyyden vahvistamisen organisaatiossa.
Tämän jutun lähtötilanne oli se, että asiakkaalla oli tarve osallistaa henkilöstä hybridityön käytäntöjen miettimiseen sekä löytää sellaiset linjaukset, joihin henkilö jatkossa myös sitoutuisi.
Tunnistetaan työyhteisön tarpeet
Organisaatiossa pohdittiin millaisia hybiridtyön periaatteita tarvitaan:
- kuinka paljon tehdään etänä tai lähityönä
- miten säilytetään yhteistyö ja hyvä ilmapiiri
Aloitimme työskentelyn tunnistamalla neljä keskeistä kysymystä hybridityön kehittämiseen. Seuraavaksi pyysimme koko työyhteisöä esittämään näkemyksiä ja konkreettisia ehdotuksia erilaisten kysymysten avulla. Kyselytyökalua hyödyntämällä osallistujien oli mahdollista täysin anonyymisti tuoda esiin tarpeita ja toiveita yhteistyön sujuvuuden rakentamiseksi. Sen lisäksi, että omat tarpeet tulivat kuulluksi, osallistujat pääsivät myös tutustumaan toistensa näkemyksiin.
Timanttialla tämä työmalli on hyväksi todettu vaihe, joka lisää työkaverin ymmärtämistä ja omaa kykyä joustaa yhteisen hyvän puolesta. Nämä luovat perustan toimivalle työyhteisölle. Hyvää tarkoittaen saatamme joskus toimia tavalla, jota itse arvostamme, mutta joka ei lainkaan vastaa työkaverin tarpeisiin. Siksi tarvekeskustelu on keskeinen osa malliamme.
Työkaverin vastauksista pyydettiin äänestämään tärkeimmät vaihtoehdot. Työkalu ehdotti vastauksia pareittain, joista osallistuja valitsi tärkeämpänä pitämänsä vaihtoehdon. Tässä kohdassa on myös olennaista, että vastauksia ei muokata, vaan työyhteisön oma ääni tulee aidosti kuuluviin. Näin kyselytehtävän avulla oli mahdollista tunnistaa organisaation arvostamat asiat ja myöskin kipupisteet, jotka loivat kehykset työpajatyöskentelylle. Kyselyn kautta uudeksi teemaksi nousi esimerkiksi työkaverin arvostaminen.
Tutkimustiedosta evästä keskusteluun
Työskentely jatkui koko organisaation osallistavassa työpajassa. Sen johdanto-osuudessa heräteltiin ajatuksia hybridityöhön vaikuttavista asioista, nostettiin esille aikaansaamiseen vaikuttavia tekijöitä sekä käytiin läpi tutkittua tietoa tuloksellisesta yhteistyöstä monipaikkaisessa työssä. Millaisia piirteitä on organisaatioissa, jotka ovat onnistuneet monipaikkatyössä erityisen hyvin? Miten yhteisöllisyyttä ja työn sujuvuutta luodaan osallisuuden kautta?
Oivallusten tuottamista
Työpajassa osallistujat suunnistivat virtuaalisella kartalla. Ensimmäisessä vaiheessa jokainen pienryhmä suunnisti kotipysäkille. Matkaan lähdettiin tunnistamalla kysymyksiä, joihin pienryhmä toivoi konkreettisia vastauksia muulta organisaatiolta. Kysymykset kirkastettiin priorisoinnin avulla ja jätettiin vastattavaksi seuraaville ryhmille.
Pidämme tärkeänä, että organisaation jäsenet saavat tunnistaa kysymykset itse, sillä ne esimerkiksi fasilitoijan tai johtoryhmän valmiiksi antamina voisivat johtaa keskustelua epäolennaiseen suuntaan tai jättää sen ylätasolle. Kysymyksen muotoilu edellyttää asian prosessointia. Kokeilepa esittää jokin haaste kysymyksen muodossa. Joudut jalostamaan asiaa jo kysymystä rakentaessasi.
Voiko työpaja tuottaa konkretiaa?
Joskus työpajan haasteeksi koituu, että hyvät ideat jäävät post-it lapuille eivätkä johda tuloksellisiin toimenpiteisiin. Yleensä ongelma on siinä, että keskustelussa ei olla päästy konkretiaan. Työmallissamme työstetään ideoita useassa vaiheessa, jotta ne tarkentuvat toimenpiteiksi. Ensin heitetään mieleen tulevia ideoita. Säännöksi voi sopia, että jokainen ryhmäläinen tuottaa vähintään kolme ideaa. Niiden pohjalta tapahtuva keskustelu on paikka, jossa itse työskentely tapahtuu. Ideana on ripeä prosessi, jolloin pienryhmällä ei ole yhtään tylsää hetkeä, vaikka aikaa on toki varattu myös pohdinnalle. Monivaiheinen työskentelymalli jalostaa ideaa niin, että saavutetaan konkretia.
Hybridityön pelikirja on yhteinen tuotos
Työpajassamme oli neljä pysäkkiä, joiden tehtävien kautta kerättiin rikas aineisto. Valittujen avainkysymysten ja priorisoitujen ideoiden ja toimenpiteiden lisäksi aineistossa oli nähtävissä organisaation yksilöiden ääni ja kommentit. Nämä tarjosivat rakennuspalikat sellaisen pelikirjan rakentamiseen, jonka sisältö oli osallistujille tuttua ja joihin työyhteisön on helppo mukautua.
Lopputuotoksena syntyi hybridityön pelikirja, jonka yhteiset linjaukset ja raamit auttavat sujuvoittamaan työyhteiseön jäsenten, tiimien ja koko organisaation hybrityötä. Yhteisesti sovittujen käytäntöjen varassa tiimijäsen voi toimia vapaasti ja paikkariippumattomasti omiin työtehtäviin ja tilanteeseen sopivalla tavalla. Samalla tiimeissä toteutuu säännöllinen yhteydenpito ja tiedonjakamaminen. Työkaveri tietää, missä päin viiletän tänään ja mistä minut saa kiinni. Aikaa on luotu myös vapaampaan ajatuksenvaihtoon.
Hyvä suunnittelu ja oikeat välineet tuovat ryhtiä
Ison porukan osallistaminen onnistuu, kun työskentelymenetelmät ja toteutus on mietitty hyvin. Suunnitteluun ja fasilitointiin kannattaa siis panostaa niin aikaa kuin osaamista. Lisäksi laajan työpajan onnistuminen, virtuaalisesti tai paikan päällä, edellyttää oikeita välineitä. Työskentelyssä hyödynsimme kyselytyökalua sekä digitaalista työalustaa, jossa monen pienryhmän on mahdollista työskennellä yhtäaikaisesti. Ryhmien oli mahdollista keskittyä omiin tehtäviin, mutta samalla seurata muiden ryhmien tuotoksien kehittymistä. On tärkeää, että koko työyhteisö osallistuu keskusteluun.
Miten organisaatio hyötyi työpajasta?
- Timanttian huolehtiessa työpajan raameista, aikataulusta ja läpiviennistä, myös järjestäjät pääsevät keskittymään itse asiaan.
- Kolmen tunnin työpajan aikana toteutettiin ajatusten orientoiminen aiheeseen sekä avainkysymysten muodostaminen ja vastausten etsiminen työapajassa.
- Asiakas sai Timanttian asiantuntijoiden kokoaman, työpaja-aineiston pohjalta luodun, Hybridityön pelikirjan käyttöönsä.
- Pelikirjan sisällön yksityiskohdat ja tarkennusta vaativat linjaukset täsmennettiin asiakasorganisaation omien asiantuntijoiden kanssa.
- Pelikirjan lisäksi Timanttian asiantuntijat kokosivat listan asioista, joiden kehittämistä organisaatiossa kannattaa miettiä jatkossa.
Jos organisaatiossanne on tarvetta kirkastaa hybridityön pelisääntöjä, sopia yhteisistä linjauksista ja raameista, ota yhteyttä Timanttiaan niin räätälöimme juuri teille sopivan työpajan aiheeseen liittyen. Tulevaisuuden työelämässä hybridityön sujuvuus on yksi organisaation kilpailuetu, joka lisää niin tuottavuutta kuin työhyvinvointiakin.